Regulamin serwisu zarezerwuj-wizyte.pl

§1 Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną przez Infoweb, ul. Wrzosowa 12a/3, 55-080 Smolec, NIP: 7342997158 („Operator"), za pośrednictwem serwisu internetowego dostępnego pod adresem zarezerwuj-wizyte.pl („Serwis").
2. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie, w formie umożliwiającej jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie.
3. Korzystanie z Serwisu w jakimkolwiek zakresie jest równoznaczne z zapoznaniem się z Regulaminem i jego akceptacją. Rejestracja Konta wymaga wyraźnego potwierdzenia akceptacji.
4. Kontakt z Operatorem: kontakt [at] zarezerwuj-wizyte [kropka] pl.

§2 Definicje

• Operator - Infoweb, dane jak w §1 ust. 1.
• Serwis - platforma SaaS dostępna pod adresem zarezerwuj-wizyte.pl, służąca do zarządzania rezerwacjami wizyt online.
• Użytkownik / Placówka - osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna lub jednostka organizacyjna, która zawarła z Operatorem Umowę o świadczenie Usługi.
• Klient Placówki - osoba fizyczna rezerwująca wizytę za pośrednictwem Strony Wizytówkowej Placówki; Klient Placówki nie jest stroną niniejszej Umowy.
• Konto - wydzielona przestrzeń w Serwisie, do której Użytkownik ma dostęp po zalogowaniu się przy użyciu danych uwierzytelniających.
• Panel - panel administracyjny Placówki dostępny po zalogowaniu.
• Strona Wizytówkowa - publiczna podstrona Serwisu przypisana do Placówki, umożliwiająca Klientom Placówki rezerwację wizyt.
• Usługa - usługi świadczone przez Operatora w ramach wybranego planu abonamentowego, obejmujące w szczególności udostępnienie systemu rezerwacji, Panelu i Strony Wizytówkowej.
• Abonament - odpłatny dostęp do Serwisu w ramach wybranego planu, opłacany zgodnie z Cennikiem.
• Cennik - aktualne zestawienie planów i opłat dostępne na stronie zarezerwuj-wizyte.pl/cennik.
• Umowa - umowa o świadczenie Usługi zawarta pomiędzy Operatorem a Użytkownikiem przez akceptację Regulaminu i rejestrację Konta.

§3 Rejestracja i zawarcie Umowy

1. Rejestracja jest dobrowolna. Do zawarcia Umowy dochodzi z chwilą potwierdzenia przez Użytkownika adresu e-mail i aktywowania Konta.
2. Użytkownikiem może być wyłącznie osoba, która ukończyła 18 lat i posiada pełną zdolność do czynności prawnych. Rejestrując Konto w imieniu podmiotu prawnego, osoba fizyczna oświadcza, że jest uprawniona do jego reprezentowania.
3. Jeden adres e-mail może być powiązany z jednym Kontem.
4. Użytkownik zobowiązany jest podać prawdziwe i aktualne dane. Podanie danych niezgodnych z prawdą może skutkować rozwiązaniem Umowy.
5. Wymagania techniczne: przeglądarka internetowa obsługująca HTML5 i JavaScript, połączenie z internetem, aktywna skrzynka e-mail.

§4 Zakres Usługi. Faza beta

1. Serwis udostępnia Placówce narzędzia umożliwiające: konfigurację grafiku pracy i dostępnych usług, przyjmowanie rezerwacji online przez Klientów Placówki, zarządzanie rezerwacjami w Panelu, wysyłkę powiadomień e-mail do Klientów Placówki oraz generowanie podstawowych statystyk.
2. Serwis jest udostępniany w fazie testowej (beta). Oznacza to, że może zawierać błędy, niedoskonałości lub funkcje niekompletne. Operator nie gwarantuje nieprzerwanego dostępu, poprawności działania, kompletności ani przydatności do jakiegokolwiek konkretnego celu.
3. Operator nie gwarantuje określonego poziomu dostępności Serwisu (SLA). Przerwy techniczne mogą nastąpić bez uprzedzenia.
4. Operator zastrzega sobie prawo do modyfikowania, ograniczania lub rozszerzania funkcjonalności Serwisu w dowolnym czasie, w tym do wprowadzania zmian wpływających na dostępne funkcje w ramach wybranego planu, z zastrzeżeniem §12.
5. Operator nie jest stroną umów ani żadnych stosunków prawnych zawieranych pomiędzy Placówką a jej Klientami. Wszelkie zobowiązania wobec Klientów Placówki wynikające z rezerwacji wizyty obciążają wyłącznie Placówkę.

§5 Plany abonamentowe i płatności

1. Po rejestracji Użytkownik otrzymuje bezpłatny okres próbny (trial) trwający 30 dni z dostępem do funkcji określonych w Cenniku.
2. Po zakończeniu okresu próbnego dalsze korzystanie z Serwisu wymaga wykupienia Abonamentu zgodnie z aktualnym Cennikiem.
3. Płatność za Abonament realizowana jest przelewem bankowym na rachunek Operatora, w terminie wskazanym w wystawionym dokumencie rozliczeniowym (domyślnie 7 dni). Po zaksięgowaniu wpłaty Operator wystawia fakturę VAT i udostępnia ją Użytkownikowi w formacie PDF w Panelu. Operator nie przetwarza danych kart płatniczych ani danych logowania do bankowości elektronicznej.
4. Niezrealizowane zamówienie zostaje automatycznie oznaczone jako wygasłe po upływie terminu płatności powiększonego o 7 dni. Użytkownik może w każdej chwili anulować niezrealizowane zamówienie z poziomu Panelu.
5. Brak płatności po zakończeniu okresu próbnego lub abonamentowego skutkuje przejściem Konta w stan wygaśnięcia, a następnie - po upływie terminów wskazanych w §9 - usunięciem Konta i danych.
6. Reklamacje dotyczące płatności należy kierować do Operatora na adres e-mail wskazany w §1 ust. 4.

§6 Obowiązki Użytkownika

1. Użytkownik zobowiązuje się korzystać z Serwisu zgodnie z Regulaminem, obowiązującym prawem oraz dobrymi obyczajami.
2. Użytkownik ponosi wyłączną odpowiedzialność za prawidłową konfigurację godzin pracy, grafiku dostępności, usług, zasobów i wszelkich ustawień wpływających na prezentację kalendarza rezerwacji Klientom Placówki.
3. Użytkownik jest zobowiązany zapewnić, że:
   • posiada ważną podstawę prawną do zbierania i przetwarzania danych osobowych swoich Klientów (w tym adresu e-mail, imienia, numeru telefonu) w celach związanych z rezerwacją wizyty i komunikacją;
   • jego Klienci wyrazili zgodę na otrzymywanie wiadomości e-mail związanych z rezerwacją (potwierdzenia, przypomnienia, anulowania), jeśli taka zgoda jest wymagana przez obowiązujące przepisy;
   • Klienci Placówki zostali poinformowani o tym, kto jest administratorem ich danych osobowych i w jakim celu są przetwarzane.
4. Zabrania się wykorzystywania Serwisu do wysyłania wiadomości e-mail niemających związku z obsługą rezerwacji (spam, marketing masowy, korespondencja handlowa bez zgody adresata).
5. Użytkownik jest odpowiedzialny za ochronę danych dostępowych (login, hasło) do Konta i zobowiązany niezwłocznie informować Operatora o każdym podejrzeniu naruszenia bezpieczeństwa Konta.
6. Użytkownik zobowiązuje się nie podejmować działań mogących zakłócić działanie Serwisu, w tym prób nieautoryzowanego dostępu do danych innych Użytkowników.
7. Użytkownik przyjmuje do wiadomości, że Serwis jest narzędziem pomocniczym, a za kontakt z Klientem i obsługę procesu rezerwacji (w tym ustalenie polityki anulowania wizyt i zasad no-show) odpowiada wyłącznie Placówka.

§7 Zasady dopuszczalnego korzystania z Serwisu

1. Serwis przeznaczony jest wyłącznie do obsługi rezerwacji wizyt w ramach legalnej działalności usługowej prowadzonej zgodnie z obowiązującym prawem oraz dobrymi obyczajami.
2. Użytkownik zobowiązuje się nie wykorzystywać Serwisu, Strony Wizytówkowej, Panelu ani opisów usług do oferowania, umawiania, promowania lub ułatwiania działalności sprzecznej z prawem lub z dobrymi obyczajami, w szczególności usług o charakterze seksualnym lub erotycznym oraz czynności związanych z obrotem środkami odurzającymi lub substancjami psychotropowymi. Zakaz obejmuje każde inne wykorzystanie Serwisu sprzeczne z prawem, niniejszym Regulaminem lub dobrymi obyczajami.
3. Operator nie monitoruje treści Użytkownika w sposób uprzedni i ciągły, jednak w razie uzasadnionego podejrzenia naruszenia ust. 2 - w tym na podstawie zgłoszenia lub treści dostępnych publicznie na Stronie Wizytówkowej - jest uprawniony do zawieszenia Konta (§9 ust. 2-3) lub, w przypadku rażącego naruszenia albo działania niezgodnego z prawem, do rozwiązania Umowy ze skutkiem natychmiastowym (§9 ust. 4). Skorzystanie z tych uprawnień nie uprawnia Użytkownika do zwrotu opłat za niewykorzystany okres Abonamentu (§9 ust. 1).
4. Jeżeli działanie Użytkownika może stanowić przestępstwo, Operator jest uprawniony do powiadomienia właściwych organów oraz zabezpieczenia i udostępnienia im danych na zasadach wynikających z przepisów, w tym art. 18 ust. 6 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Użytkownik ponosi wyłączną odpowiedzialność za szkody wynikłe z naruszenia niniejszego paragrafu.

§8 Ograniczenie odpowiedzialności Operatora

1. Operator nie ponosi odpowiedzialności za:
   • niestawienie się Klienta Placówki na zarezerwowaną wizytę (no-show);
   • utracone przez Placówkę przychody, zyski lub korzyści, niezależnie od przyczyny;
   • błędną konfigurację grafiku, godzin pracy lub dostępności dokonaną przez Użytkownika;
   • kolizje między kalendarzem Serwisu a zewnętrznymi kalendarzami (Google Calendar, Outlook i innymi), systemami POS lub innymi narzędziami używanymi przez Placówkę;
   • podwójne rezerwacje lub konflikty terminów wynikające z jednoczesnych żądań rezerwacji, awarii infrastruktury lub innych okoliczności technicznych leżących poza rozsądną kontrolą Operatora;
   • niedostarczenie lub opóźnienie w dostarczeniu wiadomości e-mail (potwierdzenia rezerwacji, przypomnień, powiadomień o anulowaniu) spowodowane czynnikami zewnętrznymi, w tym działaniem serwerów pocztowych, filtrów antyspamowych lub decyzją dostawcy skrzynki pocztowej odbiorcy;
   • szkody wynikające z przerw w działaniu Serwisu, błędów oprogramowania, awarii sprzętu lub sieci;
   • utratę danych spowodowaną zdarzeniami losowymi, awarią infrastruktury lub działaniem osób trzecich;
   • działania lub zaniechania Klientów Placówki ani za skutki rezerwacji dokonanych przez Klientów Placówki;
   • skutki korzystania z Serwisu niezgodnie z Regulaminem lub obowiązującym prawem.
2. Całkowita odpowiedzialność Operatora wobec Użytkownika z tytułu Umowy, niezależnie od podstawy prawnej, ograniczona jest do wysokości kwoty brutto ostatniego opłaconego przez Użytkownika Abonamentu.
3. Ograniczenie odpowiedzialności, o którym mowa w ust. 2, nie wyłącza odpowiedzialności Operatora za szkody wyrządzone umyślnie.
4. Operator nie udziela żadnych gwarancji (wyraźnych ani dorozumianych) co do przydatności Serwisu do określonego celu, nieprzerwaności jego działania, braku błędów ani aktualności prezentowanych treści.

§9 Zawieszenie i rozwiązanie Umowy

1. Użytkownik może rozwiązać Umowę w dowolnym czasie, usuwając Konto z poziomu Panelu lub przesyłając stosowne żądanie na adres e-mail Operatora. Usunięcie Konta nie uprawnia do zwrotu opłat za niewykorzystany okres Abonamentu.
2. Operator może zawiesić dostęp do Konta w przypadku:
   • uzasadnionego podejrzenia naruszenia Regulaminu lub obowiązującego prawa;
   • stwierdzenia działania na szkodę innych Użytkowników, Klientów Placówek lub Operatora;
   • zaległości w płatnościach.
3. O zawieszeniu Konta Operator powiadomi Użytkownika drogą e-mail. Użytkownik ma 7 dni na wyjaśnienie sytuacji lub usunięcie naruszeń. Brak reakcji lub nieusunięcie naruszeń skutkuje rozwiązaniem Umowy i usunięciem Konta.
4. Operator może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia Regulaminu, w tym w szczególności działania niezgodnego z prawem.
5. Po rozwiązaniu Umowy lub wygaśnięciu Abonamentu Konto przechodzi w stan zaplanowanego usunięcia. Użytkownik otrzymuje wiadomość e-mail z 7-dniowym wyprzedzeniem przed trwałym usunięciem danych. W tym czasie może pobrać dane lub wznowić Abonament.
6. Operator zastrzega sobie prawo do zakończenia świadczenia Usługi z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia przesłanego e-mailem. W takim przypadku Użytkownikowi przysługuje proporcjonalny zwrot opłaconego Abonamentu za niewykorzystany okres.

§10 Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Niniejszy paragraf stanowi umowę powierzenia przetwarzania danych w rozumieniu art. 28 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO). Akceptacja Regulaminu jest równoznaczna z zawarciem tej umowy.

1. Strony i role: Użytkownik (Placówka) jest administratorem danych osobowych swoich Klientów. Operator jest podmiotem przetwarzającym te dane w imieniu i na udokumentowane polecenie Użytkownika, wyłącznie w celu świadczenia Usługi.
2. Zakres powierzonych danych: adres e-mail Klienta Placówki, opcjonalnie imię i nazwisko, opcjonalnie numer telefonu, data i godzina rezerwacji, wybrana usługa i specjalista/zasób. Dane przechowywane są w postaci zaszyfrowanej (AES-256-GCM) z użyciem klucza przypisanego do Placówki.
3. Cel przetwarzania: realizacja funkcjonalności Serwisu, w szczególności umożliwienie Klientom Placówki rezerwacji wizyt, wysyłka powiadomień e-mail związanych z rezerwacją oraz wyświetlanie danych w Panelu Placówki.
4. Czas przetwarzania: przez okres obowiązywania Umowy, z zastrzeżeniem zasad retencji opisanych w §11.
5. Obowiązki Operatora jako podmiotu przetwarzającego:
   • przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Użytkownika, za jakie uznaje się konfigurację Serwisu dokonaną przez Użytkownika oraz niniejszy Regulamin;
   • zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych są zobowiązane do zachowania poufności;
   • wdraża odpowiednie techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa zgodnie z art. 32 RODO, w tym szyfrowanie danych, ograniczenie dostępu i zabezpieczenia infrastruktury;
   • wspiera Użytkownika w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą (dostęp, sprostowanie, usunięcie, przenoszenie), w zakresie możliwym technicznie przy użyciu dostępnych narzędzi Serwisu lub na pisemny wniosek;
   • niezwłocznie informuje Użytkownika o każdym naruszeniu ochrony danych osobowych, które może go dotyczyć;
   • po zakończeniu świadczenia Usługi usuwa lub zwraca wszelkie dane osobowe i usuwa ich kopie, zgodnie z zasadami opisanymi w §11, chyba że przepisy prawa nakładają obowiązek dalszego przechowywania danych.
6. Podprocesory: Operator korzysta z następujących podprocesów, z którymi zawarł stosowne umowy powierzenia lub standardowe klauzule umowne:
   • Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Niemcy - hosting serwerów aplikacji i bazy danych (infrastruktura zlokalizowana w Unii Europejskiej);
   • Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA - usługa reCAPTCHA (ochrona formularzy przed botami) oraz Google Analytics (analityka ruchu, dane anonimizowane); transfer danych do USA odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską.
7. Operator może zmienić podprocesorów lub dodać nowych po uprzednim poinformowaniu Użytkownika z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem (e-mail lub ogłoszenie w Panelu). Użytkownikowi przysługuje prawo sprzeciwu wobec zmian dotyczących podprocesorów. Zgłoszenie sprzeciwu jest równoznaczne z wypowiedzeniem Umowy ze skutkiem na dzień planowanego wprowadzenia zmiany, o której Użytkownik wniósł sprzeciw.
8. Użytkownik może zażądać informacji potwierdzających zgodność Operatora z niniejszym paragrafem. Operator może wywiązać się z tego obowiązku przez dostarczenie dostępnych certyfikatów bezpieczeństwa, raportów z audytów lub stosownej dokumentacji technicznej dostawców infrastruktury. Jeżeli Użytkownik uzna takie dokumenty za niewystarczające, może wnioskować o przeprowadzenie audytu własnego; odbywa się on na pisemny wniosek, z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem, na koszt Użytkownika i w sposób nienaruszający bezpieczeństwa oraz ciągłości działania Serwisu.
9. Obowiązki Użytkownika jako administratora danych: Użytkownik zapewnia, że podstawa prawna zbierania danych Klientów Placówki jest zgodna z RODO, że Klienci Placówki zostali poinformowani o przetwarzaniu ich danych (np. poprzez politykę prywatności Placówki) oraz że Placówka posiada stosowną dokumentację przetwarzania.

§11 Retencja i usuwanie danych

1. Historia rezerwacji (wraz z danymi osobowymi Klientów Placówki) jest dostępna w Panelu przez okres określony w wybranym planie abonamentowym, wynoszący odpowiednio 3, 6 lub 12 miesięcy wstecz od bieżącej daty.
2. Po rozwiązaniu Umowy lub trwałym usunięciu Konta wszelkie dane przypisane do Placówki - w tym dane osobowe Klientów Placówki, historia rezerwacji, konfiguracja konta i dane pracowników - zostają trwale i nieodwracalnie usunięte z systemów Operatora w ciągu 30 dni od daty usunięcia Konta.
3. Przed trwałym usunięciem danych Użytkownik ma możliwość pobrania dostępnych danych z Panelu. Operator nie ponosi odpowiedzialności za brak możliwości odtworzenia danych po ich usunięciu.
4. Operator może przechowywać zanonimizowane dane zagregowane (nieidentyfikujące żadnej osoby fizycznej ani Placówki) przez czas nieokreślony w celach statystycznych i analitycznych.
5. Dane niezbędne do celów rachunkowych lub wymagane przepisami prawa (np. logi systemowe dotyczące operacji finansowych) mogą być przechowywane przez okres wynikający z obowiązujących przepisów, niezależnie od usunięcia Konta.

§12 Zmiany Regulaminu

1. Operator zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu. O każdej istotnej zmianie Użytkownicy zostaną powiadomieni drogą e-mail oraz za pośrednictwem komunikatu w Panelu, z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem przed wejściem zmian w życie.
2. Dalsze korzystanie z Serwisu po upływie okresu, o którym mowa w ust. 1, jest równoznaczne z akceptacją nowego Regulaminu.
3. Jeśli Użytkownik nie akceptuje zmian, może rozwiązać Umowę przed dniem wejścia zmian w życie, zgodnie z §9 ust. 1.
4. Zmiany Regulaminu wynikające bezpośrednio z konieczności dostosowania do zmian przepisów prawa powszechnie obowiązującego mogą być wprowadzone w trybie natychmiastowym; w takim przypadku Użytkownik zostanie poinformowany bez zbędnej zwłoki.

§13 Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz RODO.
2. Wszelkie spory wynikające z Umowy strony będą rozstrzygać w pierwszej kolejności polubownie. W razie braku porozumienia spory podlegają rozstrzygnięciu przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Operatora.
3. Niniejszy Regulamin sporządzono w języku polskim. W przypadku sporządzenia tłumaczenia Regulaminu na inny język, wersja polska jest wersją wiążącą.
4. Nieważność lub bezskuteczność któregokolwiek postanowienia Regulaminu nie wpływa na ważność pozostałych postanowień.
5. Regulamin wchodzi w życie z dniem 14 maja 2026 r.